Опишите вход и выход
Что запускает процесс? Какой результат должен появиться? Где он сохраняется и кто его использует дальше? Без ответа на эти вопросы автоматизация превращается в набор отдельных действий.
Зафиксируйте реальную последовательность
Не регламент, а фактическую работу: откуда сотрудник копирует данные, что проверяет глазами, кому пишет, где ждёт ответа и что делает при ошибке.
Соберите исключения
Именно редкие случаи чаще всего ломают красивую схему. Что происходит, если поле пустое, API не отвечает, клиент написал нестандартный запрос или лимит сервиса закончился?
Определите контроль
Какие действия можно выполнять автоматически, какие требуют предпросмотра, а какие всегда должен подтверждать человек?
Начните с измеримого участка
Лучший первый этап — процесс с понятным объёмом и критерием успеха. Например: сократить ручную обработку типовых отзывов, а не «полностью внедрить ИИ в отдел».